ทำไมต้องมีระบบควบคุมเอกสาร?
Document Management System

ทำไมต้องมีระบบควบคุมเอกสาร?

ถ้าธุรกิจของคุณยังใช้ระบบเอกสารแบบเดิมอยู่ คุณอาจกำลังเผชิญกับความเสี่ยงที่มองไม่เห็น บทความนี้จะชี้ให้เห็นว่าการจัดการเอกสารอย่างเป็นระบบนั้นสำคัญแค่ไหนต่อความสำเร็จและความน่าเชื่อถือขององค์กร
ในทุกธุรกิจ ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ "เอกสาร" คือหัวใจสำคัญที่ขับเคลื่อนทุกกระบวนการ ตั้งแต่เอกสารทางการเงิน, ใบรับรองมาตรฐาน, ไปจนถึงคู่มือการทำงานภายใน แต่เมื่อเอกสารเหล่านี้มีจำนวนมากขึ้น การจัดการก็ยิ่งซับซ้อนและนำไปสู่ปัญหามากมาย การมี **"ระบบควบคุมเอกสาร"** จึงไม่ใช่แค่เรื่องความสะดวก แต่เป็นเรื่องของความปลอดภัย ความน่าเชื่อถือ และประสิทธิภาพในการทำงานโดยรวม
Services
Services
5 ปัญหาใหญ่ที่เกิดขึ้นเมื่อไม่มีระบบควบคุมเอกสารที่ดี
  • 1. ค้นหาเอกสารยากและเสียเวลา: การใช้ตู้เอกสารหรือโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์แบบเดิมทำให้พนักงานต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารสำคัญเป็นเวลานาน
  • 2. เสี่ยงต่อการใช้เอกสารเก่า: เมื่อไม่มีการควบคุมเวอร์ชัน พนักงานอาจใช้เอกสารฉบับที่ไม่เป็นปัจจุบัน ก่อให้เกิดความผิดพลาดในกระบวนการทำงาน
  • 3. ขาดความพร้อมในการ Audit: การตรวจสอบมาตรฐานจากหน่วยงานภายนอก (Audit) จะกลายเป็นเรื่องที่ยุ่งยากและใช้เวลานาน เพราะไม่สามารถแสดงหลักฐานและข้อมูลที่ครบถ้วนได้ทันท่วงที
  • 4. กระบวนการอนุมัติที่ล่าช้า: การส่งเอกสารแบบ Physical ทำให้การอนุมัติล่าช้า และทำให้งานอื่นๆ ติดขัดไปด้วย
  • 5. เสี่ยงต่อการสูญหายหรือเสียหาย: เอกสารกระดาษอาจถูกทำลายจากภัยพิบัติหรืออุบัติเหตุที่ไม่คาดคิด และไฟล์ดิจิทัลอาจเสียหายจากไวรัส
    • ระบบควบคุมเอกสารดิจิทัลช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้อย่างไร
  • ค้นหาเอกสารได้ในไม่กี่วินาที: ด้วยระบบค้นหาที่ทรงพลัง คุณสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นชื่อเอกสาร, วันที่, หรือหน่ยงาน ทำให้ประหยัดเวลาการทำงานได้อย่างมหาศาล
  • มั่นใจว่าใช้เอกสารล่าสุดเสมอ: ระบบจะควบคุมเวอร์ชันเอกสารให้อัตโนมัติและแสดงเฉพาะไฟล์ล่าสุดเท่านั้น หมดปัญหาการใช้เอกสารเก่าที่อาจทำให้เกิดความผิดพลาดในการผลิต
  • เตรียมพร้อมสำหรับ Audit ได้ตลอดเวลา: มี Audit Trail ที่บันทึกประวัติการเข้าถึงและการแก้ไขเอกสารทุกขั้นตอน ทำให้คุณมีข้อมูลที่ครบถ้วนเพื่อแสดงต่อผู้ตรวจสอบและผ่านการ Audit ได้อย่างราบรื่น
  • กระบวนการอนุมัติที่รวดเร็ว: สร้าง Workflow การอนุมัติแบบดิจิทัลที่แจ้งเตือนผู้ที่เกี่ยวข้องอัตโนมัติ ทำให้การอนุมัติเอกสารเป็นไปอย่างรวดเร็วและสามารถติดตามสถานะได้แบบเรียลไทม์
  • ปลอดภัยจากความเสียหาย: ข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้บน Cloud ที่ปลอดภัยและมีระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติ หมดกังวลเรื่องการสูญหายหรือเสียหายจากอุบัติเหตุที่ไม่คาดคิด
    • Services
    ระบบควบคุมเอกสารดิจิทัลกับมาตรฐาน ISO 9001:2015
    มาตรฐาน ISO 9001:2015 กำหนดให้องค์กรต้องมีการจัดการเอกสารและบันทึกอย่างเป็นระบบ ระบบควบคุมเอกสารดิจิทัลของ Epsilon ถูกออกแบบมาเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดเหล่านี้ ช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายด้านคุณภาพและผ่านการรับรองได้ง่ายขึ้น

    1. การควบคุมเอกสารและบันทึก (Control of Documented Information)

    ISO 9001 กำหนดให้องค์กรต้องมีการควบคุมเอกสารอย่างเป็นระบบตั้งแต่การสร้าง, การเผยแพร่, การจัดเก็บ, ไปจนถึงการทำลาย ระบบดิจิทัลของ Epsilon ช่วยให้คุณมีแพลตฟอร์มศูนย์กลางในการจัดการเอกสารทุกขั้นตอนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

    2. การสร้างและอัปเดตเอกสาร (Creating and Updating)

    คุณสามารถสร้างเอกสารใหม่, แก้ไข, หรืออัปเดตได้อย่างง่ายดาย ระบบจะบันทึกประวัติการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด (Audit Trail) และกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลมีความน่าเชื่อถือและเป็นไปตามข้อกำหนดของ ISO 9001



    3. การเข้าถึงและการใช้งาน (Access and Use)

    เอกสารจะถูกจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบและค้นหาได้ง่าย ทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ทันที และระบบจะช่วยควบคุมว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงหรือแก้ไขเอกสารใดบ้าง ซึ่งเป็นส่วนสำคัญในการรักษาความลับและความสมบูรณ์ของข้อมูล


    พร้อมเปลี่ยนสู่ยุคดิจิทัลแล้วหรือยัง?

    การมีระบบควบคุมเอกสารแบบดิจิทัลจะช่วยให้คุณแก้ปัญหาเหล่านี้ได้อย่างสิ้นเชิง ไม่ใช่แค่เรื่องของการจัดเก็บ แต่ยังครอบคลุมไปถึงการบริหารจัดการ Workflow และการเตรียมตัวสำหรับการ Audit ที่จะทำให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้อย่างมั่นคง เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบ Document Control System ของเราได้ที่นี่

    Demo Free